بیشتر ادارات در فرانسه برای افزایش ارتباط افراد با یکدیگر و استفاده بهینه از فضای موجود، تصمیم به برداشتن دیوارهای داخلی دفاتر اداری کردند که هر اتاق کاری را از دیگری جدا می‌ساخت. این روند را اکنون در میان بسیاری از شرکت‌های بزرگ ایرانی نیز شاهد هستیم. فضاهای کاری به جای اینکه مانند سال‌ها قبل به اتاق‌های بزرگ و کوچک تبدیل شوند، امروز سالن‌های بزرگی هستند که تعداد بسیار زیادی میزتحریر در آن چیده شده‌اند و کارمندان در کنار یکدیگر کار می‌کنند.
اگرچه این ایده برای بیشتر کردن ارتباط کارمندان با یکدیگر طراحی شده است، اما چنانچه برخی قوانین و قواعد را در آن رعایت نکنیم، کار کردن در چنین فضایی می تواند خیلی سریع تبدیل به جهنم شود.
مجله مادام فیگارو برای بهبود عملکرد در این قبیل فضاهای اداری، پیشنهاداتی را ارائه کرده است که مدیران می‌توانند برای تعریف هرچه بهتر قوانین از آنها استفاده کنند.
تلفن
یکی از چیزهایی که در این گونه محیطهای کاری تبدیل به مسئله دردسرساز میشود، تلفن است.
قانون اول: زنگ تلفن همراه را خاموش کنید
هیچ چیزی عذاب آورتر از زنگ تلفن گوش خراشی نیست که سکوت محیط کار را میشکند. یا حداقل صدای زنگ آن را کم کنید. این کار در مورد تلفن ثابت هم صدق می‌کند. لازم نیست همه افرادی که در یک طبقه کار می‌کنند بدانند که کسی به شما تلفن می‌کند.
قانون دوم: آهسته صحبت کنید.
چنانچه باید پاسخگوی یک تماس کاری باشید، سعی کنید آهستهتر از همیشه صحبت کنید تا مزاحم کسانی که کنار شما نشستهاند، نشوید. توجه داشته باشید که انجام این کار اصلا آسان نیست. در برخی تماسها باید لحن شما به مخاطب اطمینان خاطر دهد و نباید آهسته صحبت کنید. در چنین حالتی، اگر فضایی مانند سالن کنفرانس و یا اتاقی خالی در اداره وجود دارد، از این فضا برای مکالمات تلفنی مهم‌تر استفاده کنید. برای تماسهای شخصی خودتان نیز همین کار را انجام دهید. اگر همسرتان به شما زنگ میزند و نمیتوانید ازجای خود بلند شوید، واقعا آهسته صحبت کنید. همه نباید بدانند وقتی به خانه باز میگردید چه چیزهایی را باید بخرید یا از موضوع آخرین دعوای خانوادگی یا حتی از قرار ملاقاتهای جدید یا کلمات عاشقانه شما مطلع باشند.
دفتر کار
دفتر کارتان را تا حدی قابل قبول با نیازهای مشتری یا ارباب رجوعتان مطابقت دهید. در انجام این کار تردید نکنید. آن را با حلقههای گل نورانی یا عکسهای خانوادگی تزئین نکنید اما لوح تقدیر یا دعوت نامههای زیبایی را که از همکاران خود دریافت کرده یا هدایایی را که گرفتهاید در دفتر کار خود بگذارید. برای پذیرایی از شکلات یا پاستیل استفاده کنید. البته قبل از این که به تزئین دفتر کارتان بپردازید مطمئن شوید اصلا مشتریانی برای بازدید از شرکت دعوت شده‌اند یا خیر، و آیا این افراد به میز شما نیز خواهند آمد یا نه و پس از آن دکوراسیون میزتان را تغییر دهید.
دمای محیط
توجه داشته باشید که دمای محیط موضوع جنجالی و بحث برانگیز در این نوع دفاتر کاری باز است. حتی در دمای ۳۵ درجه نیز ممکن است یکی احساس گرما و دیگری احساس سرما کند. البته مواردی که باعث احساس گرمای زیادتر میشوند، نباید فراموش شوند. مثلا کسانی که دچار گرگرفتگی میشوند یا کسانی که طرفدار دمای منفی ۱۰ درجه چه در تابستان و چه در زمستان هستند. در چنین مواردی گذاشتن قانونی که همه را راضی نگه دارد، بسیار دشوار است. توصیه حرفهای این است که اگر کنترل دستگاه را در دست دارید با همکاران خود سر یک دما توافق کنید، دمایی که بتوان در آن نفس کشید. کسانی که گرمشان خواهد شد، پلیور یا جلیقهی خود را درآورند و کسانی که همیشه سردشان هست یک شال یا کت پشمی با خود داشته باشند.
راهروها
در دفاتر کار باز، گاهی راهرو را از سایر فضاها نمی توان تشخیص داد و گاهی فضا بیشتر شبیه سالن راه آهن است. بنابراین به فاصله یک متری از خودتان، افرادی را میبینید که مشغول پرحرفی درباره پروندههای کاری خود هستند و اصلا این مسئله ناراحتشان نمیکند. در چنین مواردی این قانون را اجرا کنید: برای دیدار و صحبت به اتاقی بروید که مختص زمان استراحت است. بدون هیچ تردیدی می توانید این قانون را برای افراد بیتوجه روی تابلو اعلانات بنویسید تا چشم‌شان به آن بیافتد.
تمرکز
این که فکر میکنیم همه کارمندان دائما وقت آزاد دارند دام دیگر دفاتر کاری باز است که اسیرش میشویم. برای مثال یکی از کارمندان ازشما دائما فاکتور میخواهد زمانی که شما کاملا روی برآورد قیمت پیچیدهای متمرکز شدهاید و وقتی از همکاری که کنارتان نشسته پاککن میخواهید، ممکن است اصلا متوجه نشوید که چقدر مزاحمش می‌شوید. یکی از راه حل‌های مناسب برای این مشکل، این است که از همه کارمندان درباره بهترین نشانه برای اعلام «لطفا مزاحم نشوید»، نظر خواهی کنید؛ مثلا می‌توانیم یادداشتی روی صندلی بچسبانیم، با دست علامت دهیم یا یک تابلوی کوچک رنگی بگذاریم که نشان می‌دهد بر روی موضوعی تمرکز داریم و نمی‌خواهیم بقیه بی‌مقدمه آن را بهم بزنند. زمانی که همکاری سرو صدای زیادی می‌کند بهتر است مؤدبانه به او تذکر دهیم تا این که زیر لب چیزی بگوییم تا آن شخص متوجه عصبانیت ما شود. چنانچه قانونی در اینباره ازقبل گذاشتهاید یا اعلامیهای درباره آن روی دیوار چسباندهاید ، کافیست که توجه به آن را به او یادآوری کنید. کار خستهکنندهای است ولی به مرور زمان با یکدیگر به توافق خواهید رسید.
ابزار لازم
یکی از اولین ابزارهایی که می‌توانید برای خرید آن هزینه کنید، یک هدفون با قابلیت حذف صدای محیط است تا از سر و صدای محیط دور بمانید و نیز بتوانید فیلمهای خود را با صدای مورد علاقه‌تان تماشا کنید.
حتی برای کسانی که از شنیدن صدای دکمههای صفحه کلید دچار استرس میشوند، راهحلهایی وجود دارد! برای مثال صفحه کلیدهای سیلیکونی نسبت به سایر مدل‌ها صدای کمتری دارند. و یا می‌توانید از روکش‌های مخصوص صفحه کلید استفاده کنید که صدا را کمتر می‌کنند.
برگرفته از: Madame Figaro
