طبیعتا با در نظر گرفتن هزینه شرکت در این دست نمایشگاهها، میتوان تصور کرد تا چه حد فرصت ایجاد شده میتواند برای شرکتها مفید باشد، که به قول معروف برای آن سر و دست بشکنند!اما شرکت در نمایشگاههای تجاری اگر با برنامه ریزی و استراتژی درست انجام نشود، میتواند به تجربهای دردناک تبدیل شود. برای اینکه از حضور در یک نمایشگاه تجاری با دست پر بازگردید، لازم است از ماهها قبل با دقت برای هر بخش آن برنامهریزی کنید: از انتخاب کارمندان مناسب برای حضور در غرفه گرفته تا انتخاب بین روشهای تبلیغاتی برای معرفی محصولاتتان و از همه مهمتر روشی هدفمند برای جمعآوری اطلاعات و ایجاد ارتباط با شرکای بالقوه آینده. در واقع نمایشگاهها میتوانند به عنوان ابزاری ترکیبی از انواع بازاریابی به شمار روند. این فرصت نباید تنها به دید یک کانال ارتباطی با مشتریان یا ابزاری برای فروش بیشتر در نظر گرفته شود. بلکه شرکت در نمایشگاه میتواند به ابزاری برای محک زدن محصول یا استراتژی تعیین قیمت نیز به کار رود. بنابراین با شرکت در یک نمایشگاه سعی کنید برای هر یک از این بخشها برنامهریزی کرده و جایگاه خود را در بازار به معرض نمایش بگذارید.در مقایسه با کاتالوگها یا وبسایتها در بازاریابی برای محصولات، نمایشگاهها ابزاری به مراتب پرقدرتتر هستند؛ در حالت کلی معمولا بازاریابان به ابزار خاصی بیش از یک تبلت مجهز نیستند و بعید است که یک متخصص یا مهندس آنها را در ملاقات با مشتریان همراهی کند. این در حالی است که در طول نمایشگاه مشتریان یا شرکای بالقوه میتوانند محصولات شما را از نزدیک ببینند و لمس کنند. با استفاده از حضور متخصصان و مهندسانی که در بخش تولید محصول فعالیت دارند، میتوانید اطلاعات ارزشمندی درباره پیچیدگیها و کیفیت محصولاتتان به بازدیدکنندگان ارائه دهید و به تک تک سوالات آنها در زمینههای مختلف پاسخ دهید. این فرصت را خواهید یافت که از پروژههایی که در ذهن بازدیدکنندگان است مطلع شوید و بتوانید با مشورت با متخصصانتان بدون اتلاف وقت، نظر آنها را برای همکاریهای آتی جلب کنید.
در واقع، برای کسانی که با تولید یا فروش کالایی پیچیده سر و کار دارند، نمایشگاهها بهترین فرصت هستند تا بتوانند با بیشترین جزئیات درباره محصولاتشان اطلاعات بدهند یا از سایر غرفهداران یا بازدیدکنندگان اطلاعات بگیرند. فرصتی که وقتی دقت کنید، تایید خواهید کرد که در شرایط عادی و خارج از نمایشگاه هر یک از این قرارها میتواند بسیار پیچیدهتر و هزینه و وقت بیشتری بطلبد. نمایشگاهها همان اندازه که به ایجاد یک رابطه بر مبنای اعتماد کمک میکنند، شما را قادر میسازند تا رقبایتان را نیز از نزدیک زیر نظر داشته باشید. با تعیین هدف از شرکت در یک نمایشگاه، میتوانید استراتژی مناسبی را انتخاب کنید؛ در صورتیکه تصمیم به جذب مشتریان جدید دارید، لازم است از مدتی قبل از برگزاری نمایشگاه، تبلیغات مناسب انجام دهید. اگر هدفتان توسعه روابط با شرکای تجاری است، باید افراد مورد نظرتان را به بازدید پیشاپیش از غرفه تشویق کنید. این نکته را به خاطر داشته باشید که هیچ راه ارتباطی قویتر و موثر از گفتوگوی رو در رو برای ایجاد رابطهای با دوام با مشتری یا شریک تجاری نیست و این فرصتی است که نمایشگاهها در اختیار شما قرار میدهند تا نهتنها محصول، بلکه نحوه اداره شرکت یا کارخانهتان و نوع رابطه با مشتریان، قابل اعتماد بودن خود همه را یکجا به بازدیدکنندگان معرفی کنید. همزمان با این کار، به جمعآوری هرچه بیشتر بازخورد از سوی مشتریان بپردازید. نظر و تجربه آنها را از محصولات، جویا شوید. این اطلاعات به طور حتم میتوانند برای توسعه کسبوکار و بالا بردن کیفیت محصولات، شما را یاری دهند. پس از نمایشگاهها با بهرهگیری از متخصصان تحلیلگر به ارزیابی پیشرفت حاصل شده در نتیجه شرکت در نمایشگاه بپردازید و برای قدمهای بعدی بر این اساس برنامهریزی کنید. به یاد داشته باشید، موفقیتهای بزرگ و ارزشمند یک شبه به دست نمیآیند. متخصصان پیشنهاد میکنند یک شرکت باید برای حداقل حضور در سه نمایشگاه حوزه صنعت خود برنامهریزی کند تا بتواند تاثیر آن را در کسبوکار خود حس کند. پیوستگی نکته ضروری برای دنبال کردن رفتار مشتریان و شرکاست و در غیر این صورت حضور در یک نمایشگاه به نوعی هدر دادن پول و وقت خواهد بود.