این روزها همه جا صحبت از مزایای دفاتر کاری باز – یعنی فضاهای کاری که هر فرد اتاق مجزا برای خودش ندارد – میشود. طبق معماری سنتی شرکتها، ارشدترین مدیران یک شرکت، دفاتر خود را در بالاترین طبقات ساختمان با بهترین ویو و پنجرهها انتخاب میکنند و سپس مدیران ردههای بعدی، بهترین اتاقها را از آن خود میکنند. کارمندان ردههای پایین، وقتی به دفاتر مدیران خوانده میشوند، دقایقی پراسترس را تا طبقات بالا میگذرانند.
اما برخی مدیران مدرن امروزی، این سنت را شکستهاند. رید هیستینگز، مدیر نتفلیکس اصلا دفتر کار ندارد و به صورت رندوم از میزهای مختلف استفاده میکند. خیلی از شرکتها این روزها از چنین چیزی تبعیت میکنند. مدیران دفاتر بانک HSBC در لندن، دیگر در طبقه 42 برج Canary Wharf اسکان ندارند و این طبقه را به اتاقهای جلسه تبدیل کردهاند. مدیران ارشد از میزهای همگانی استفاده میکنند.
چنین تغییری یک توضیح قابل قبول دارد. قرار گرفتن کارکنان معمولی در کنار هم در یک سالن، در حالی که مدیران، اتاقهای اختصاصی لوکس با منظرههای پانورامیک دارند، روحیه کارکنان را تخریب میکند. وقتی مدیری کنار اعضای تیمش مینشیند، بیشتر از چگونگی پیش رفتن پروژهها و احساس کارکنان نسبت به کارشان، مطلع خواهد شد. به طور کلی، اگر مدیران در دسترس باشند، احتمال اینکه کارکنان برای حل مشکلاتشان به آنها مراجعه کنند بیشتر است.
اما حضور مدیران میتواند از جهاتی آسیبزا هم باشد. مثلا کارکنان از آزادی گفتوگوی راحت با همکارانشان لذت میبرند و اگر رییسشان آنجا حضور داشته باشد، محدود میشوند و مجبورند در لحن کلامشان مراعات کنند و همیشه رسمی و جدی باشند.
به علاوه، هر کس کار کردن در دفاتر کاری باز را تجربه کرده، میداند که سروصدای حرف زدن دیگران، گاهی ممکن است تمرکز کردن را با دشواری مواجه کند. مدیران دائما با مراجعه کارکنانی که سوال دارند یا میخواهند مشکلی را مطرح کنند، مواجه میشوند. خیلیها در این شرایط از هدفون کمک میگیرند، اما اگر مدیر این کار را کند، به او انگ ارتباط ناپذیر بودن میزنند.
تحقیقات در مورد دفاتر کاری باز، نشان میدهد این نوع معماری آنطور که باید، اثرات مشارکتپذیری مورد انتظار را ایجاد نمیکند و اگر مانعی فیزیکی برای حفظ حریم شخصی وجود نداشته باشد، افراد سعی میکنند خودشان این مانع را ایجاد کنند.
عملا، اصلیترین مزیت طراحی باز برای شرکتها، صرفهجویی در هزینههای طراحی فضا برای کار کردن است.